Bevor ein Inkassounternehmen beauftragt wird, sollte der Gläubiger den Vertrag, die Vergütungsstruktur (typisch 10-25 Prozent Provision im B2B), die RDGEG-Kostenkappung und die Ausstiegsklauseln prüfen. Das RDG verlangt Registrierung des Inkassodienstleisters beim Rechtsdienstleistungsregister.
Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist für viele deutsche und ausländische Gläubiger der operative Schritt, mit dem die interne Bearbeitung offener Forderungen an einen spezialisierten externen Dienstleister übergeben wird. Die Entscheidung hat sowohl wirtschaftliche (Provisionsstruktur, Kostenkappung, Ausstiegsklauseln) als auch rechtliche (RDG-Konformität des Dienstleisters, Vertragsinhalte) Implikationen.
Dieser Leitfaden zeigt, was der Gläubiger vor der Mandatsvergabe prüfen sollte, welche Vergütungsmodelle im Markt üblich sind, und welche typischen Fallstricke in Inkassoverträgen existieren.
ParameterMarktüblichVergütungsmodellErfolgsprovision 10-25% B2BMindestgebühr pro Fall100-300 €Kostenkappung gegenüber SchuldnerNach RDGEG auf RVG-RahmenAusstiegsklauselSchriftlich, begrenzte KündigungsgebührMindestvertragsdauerIdealerweise keine, max. 30 TageReportingfrequenzMindestens monatlichTreuhandkontoGetrennt von Betriebskonto
Vor der Unterschrift sollte jeder Parameter geprüft sein. Unklare Klauseln sind später Quelle von Enttäuschungen.
Sieben Fragen, die der Gläubiger vor Mandatsvergabe in Schriftform beantwortet haben sollte:
1. Ist das Inkassounternehmen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen? § 10 RDG verlangt Registrierung für das gewerbsmäßige Betreiben von Inkassodienstleistungen. Prüfung über rechtsdienstleistungsregister.de. Nicht-registrierte Unternehmen dürfen Inkasso nicht gewerbsmäßig betreiben.
2. Welche Erfolgsprovision gilt für welche Forderungsgröße? Erfolgsprovisionen variieren nach Forderungsalter, -höhe und Schuldnerland. Sollte im schriftlichen Mandat benannt sein, nicht in mündlichen Gesprächen.
3. Gibt es eine Mindestgebühr pro Fall, und wenn ja, wie hoch? Bei kleinen Forderungen kann die Mindestgebühr die effektive Provision auf 30 Prozent oder mehr treiben.
4. Welche Kosten sind gegenüber dem Schuldner durchsetzbar, welche trägt der Gläubiger? Nach RDGEG sind die Inkassokosten gegen den Schuldner auf die RVG-Anwaltsgebühr begrenzt. Alles, was darüber liegt, trägt der Gläubiger.
5. Wie wird das Reporting organisiert? Monatliche schriftliche Berichte, zugang zum Fallportal, oder ad-hoc auf Anfrage? Ad-hoc ist Substandard; portalbasierter Echtzeit-Zugriff ist Best Practice.
6. Wo werden eingenommene Gelder verwahrt? Ein getrenntes Treuhandkonto ist der Standard. Betriebskonto des Inkassounternehmens ist kein Treuhandkonto und birgt Risiko bei Insolvenz des Inkassounternehmens.
7. Wie ist die Kündigung geregelt? Schriftliche Ausstiegsklausel mit begrenzter Kündigungsgebühr (typisch 1-3 Prozent der betroffenen Forderungssumme oder pauschal 100-300 Euro pro Fall) ist akzeptabel. Unbegrenzte Mindestvertragsdauern sind Warnsignal.
Erfolgsprovision (Contingency). Das häufigste Modell im deutschen B2B-Inkasso. Das Inkassounternehmen erhält einen prozentualen Anteil der eingezogenen Summe. Ohne Einzug keine Vergütung.
Typische Contingency-Prozente im deutschen B2B-Markt:
Pauschalgebühr. Fester Betrag pro Mahnaktion, unabhängig vom Erfolg. Typisch 40-200 Euro pro Mahnung. Weniger verbreitet als Contingency.
Hybridmodell. Anfängliche Pauschalgebühr für das Angebot und die erste Mahnung (50-150 Euro) plus reduzierte Contingency bei Erfolg (8-15%). Attraktiv für Gläubiger, die ein gewisses Maß an Risikoübernahme durch das Inkassounternehmen wollen.
Monatsabonnement / Retainer. Für laufende Portfolios, fester Monatsbetrag unabhängig von Forderungsvolumen. Rare im reinen Inkasso, häufiger in BPO-artigen Arrangements.
Eine der wichtigsten rechtlichen Besonderheiten des deutschen Inkassos ist die Kostenkappung nach dem RDGEG (Rechtsdienstleistungsgesetz-Einführungsgesetz). Das RDGEG beschränkt die Inkassokosten, die gegen den Schuldner durchsetzbar sind, auf die RVG-Anwaltsgebühr.
Für den Gläubiger bedeutet das:
Beispiel bei 10.000 Euro Forderung:
Diese Differenz muss der Gläubiger in seiner Wirtschaftlichkeitskalkulation berücksichtigen. Der Nettoerlös ist nicht "Forderung - gegen Schuldner durchsetzbare Kosten", sondern "Forderung - volle Inkassoprovision".
Nicht jeder Inkassovertrag ist seriös. Typische problematische Klauseln:
Unbegrenzte Vertragsdauer ohne Kündigungsrecht. Oder eine Mindestvertragsdauer von 1-2 Jahren ohne ordentliche Kündigungsmöglichkeit. Seriöse Anbieter haben Kündigungsklauseln, meist mit 30-90 Tagen Kündigungsfrist.
Pauschale "Nachfolgeprovision". Wenn der Schuldner nach Beendigung des Mandats noch zahlt, soll das Inkassounternehmen trotzdem Provision erhalten. Akzeptabel bei klarer Befristung (z.B. 3-6 Monate); problematisch bei zeitlich unbegrenzt.
Weite Auslegungsklauseln für "erfolgte Einziehung". Die Frage, ob eine Zahlung auf die Forderung oder auf eine andere Kulanzleistung bezahlt wurde, ist gelegentlich strittig. Die Klausel sollte klarstellen, dass nur tatsächliche Zahlung auf die verwaltete Forderung provisionspflichtig ist.
Schlechte Datenhaltung. Wenn der Vertrag keine klaren Regeln für Dokumentenüberlassung, Datenschutz (DSGVO), und Rückgabe bei Mandatsende enthält, kann der Gläubiger am Ende ohne Zugriff auf die eigenen Unterlagen dastehen.
Absetzung vom Treuhandkonto ohne Zustimmung. Provisions Abrechnung sollte mit dem Gläubiger abgestimmt werden, nicht automatisch vom Treuhandkonto abgezogen werden.
In der Auswertung von Inkassomandaten aus den letzten 18 Monaten war die häufigste Gläubiger-Enttäuschung nicht schlechte Erfolgsquote, sondern mangelnde Transparenz in der Abrechnung.
Typischer Mechanismus: Der Gläubiger rechnet mit 15 Prozent Provision auf 10.000 Euro Forderung = 8.500 Euro Nettoerlös. Tatsächlich erhält er 7.200 Euro, weil:
Die Remedies: vor Vertragsschluss eine Musterabrechnung für einen typischen Fall anfordern. Der seriöse Anbieter legt transparent dar; der intransparente Anbieter ausweicht. Das ist einer der besten Filtertests für Anbieterqualität.
Durch Abschluss eines schriftlichen Mandatsvertrags mit dem Inkassounternehmen. Der Vertrag regelt Parteien, umfasste Forderungen, Vergütungsmodell, Laufzeit, Kündigung, und Datenschutzvereinbarungen. Vor Unterschrift prüfen: RDG-Registrierung, Vergütungsstruktur, Kostenkappung-Auswirkung, Ausstiegsklauseln.
Beim häufigsten Modell (Erfolgsprovision) entstehen Kosten erst bei Einzug, typisch 10-25 Prozent der eingezogenen Summe im B2B. Mindestgebühren von 100-300 Euro pro Fall können gelten. Pauschalen für spezielle Aktionen (Adressermittlung, Postzustellung) sind möglich.
Die Inkassokosten, die gegen den Schuldner durchsetzbar sind, sind auf die RVG-Anwaltsgebühr begrenzt. Bei einer 10.000-Euro-Forderung sind ca. 700 Euro gegen den Schuldner durchsetzbar. Wenn die vereinbarte Inkassoprovision darüber liegt (z.B. 1.500 Euro bei 15%), trägt der Gläubiger die Differenz von ca. 800 Euro.
Seriöse Verträge haben Kündigungsklauseln mit 30-90 Tagen Kündigungsfrist. Manche Verträge haben eine Mindestlaufzeit (3-12 Monate); kürzer ist tendenziell Gläubiger-freundlicher. Ausstiegsgebühren bei Early Termination sollten begrenzt und transparent sein.
Je nach Vertragsgestaltung. Mit Kündigungsfrist: ja, innerhalb der vorgesehenen Frist. Außerordentlich: bei wichtigem Grund (Vertragsverletzung des Inkassounternehmens, Insolvenz, o.ä.) jederzeit. Das Mandat umfasst aber bereits begonnene Arbeiten, für die ggf. noch Provisionen entstehen.
Die Auswahl des richtigen Inkassopartners ist eine Entscheidung, die sich direkt in Netto-Erlösen niederschlägt. Place a case für eine Anbieter-Bewertung innerhalb eines Werktags.
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