Il sollecito di pagamento è la richiesta formale al debitore di adempiere a una fattura scaduta. In Italia regolato dal D.Lgs. 231/2002 (attuazione direttiva 2011/7/UE). Interessi di mora automatici (tasso BCE + 8 punti), indennità forfait di 40 euro per fattura. Tre fasi tipiche: cortese, ferma, messa in mora.
Il sollecito di pagamento è lo strumento fondamentale del recupero crediti extragiudiziale. Ogni creditore B2B dovrebbe avere un protocollo scritto: chi emette il sollecito, in quale forma, con quale contenuto, a quale scadenza, e qual è il passaggio successivo se il sollecito rimane inevaso.
Il D.Lgs. 231/2002 (che attua la Direttiva 2011/7/UE sulla lotta ai ritardi di pagamento) stabilisce: il termine di pagamento standard è di 30 giorni dalla data della fattura o dalla consegna dei beni; gli interessi di mora scattano automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, al tasso BCE + 8 punti percentuali; l'indennità forfettaria di 40 euro per fattura insoluta è automatica; e i termini superiori a 60 giorni (nelle transazioni tra imprese) sono validi solo se non gravemente iniqui per il creditore.
Fase 1: Sollecito cortese (da +5 a +15 giorni dalla scadenza). Tono neutro e professionale. Riferimento preciso alla fattura (numero, data, importo). Invito al pagamento entro 7–10 giorni. Offerta di contatto in caso di difficoltà o di contestazione. A questo stadio non si calcolano ancora gli interessi nella comunicazione: l'obiettivo è risolvere ritardi amministrativi.
Fase 2: Sollecito fermo (+15/+30 giorni dalla scadenza). Tono formale. Calcolo degli interessi di mora maturati (BCE + 8 punti dal giorno successivo alla scadenza). Menzione dell'indennità forfettaria di 40 euro. Fissazione di un termine perentorio (tipicamente 15 giorni). Indicazione che, in assenza di pagamento, si procederà all'escalation.
Fase 3: Messa in mora (+30/+45 giorni dalla scadenza). Documento formale con valore legale. Indicazione precisa della somma dovuta (principale + interessi + indennità forfait). Fissazione di un ultimatum (tipicamente 15 giorni). Indicazione esplicita delle azioni previste in caso di mancato pagamento (decreto ingiuntivo, affidamento a un'agenzia di recupero). La messa in mora può essere inviata tramite raccomandata A/R o PEC per avere prova opponibile della ricezione.
Formula: Importo × Tasso × Giorni / 365. Il tasso BCE + 8 punti: al 1° gennaio 2026, BCE a 3,5% → tasso mora 11,5%. Esempio: fattura di € 20.000, scaduta il 1° marzo 2026, sollecito il 15 aprile 2026 (45 giorni di ritardo). Interessi: 20.000 × 11,5% × 45/365 = € 284,93. Indennità forfait: € 40. Totale: € 20.324,93.
Nessuna norma italiana impone un numero minimo di solleciti prima di avviare un procedimento giudiziale. In pratica, la sequenza in tre fasi (cortese, ferma, messa in mora) tutela il creditore in caso di contestazione processuale sulla buona fede e sull'avvenuta comunicazione. Per il decreto ingiuntivo non è necessaria la messa in mora preliminare, ma la sua presenza rafforza il dossier.
L'indennità forfettaria di 40 euro per fattura insoluta è automatica ai sensi del D.Lgs. 231/2002. Se i costi di recupero effettivi superano 40 euro, il creditore può richiedere un risarcimento supplementare documentato.
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