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March 8, 2026

Inkasso Polen für deutsche Gläubiger

Inkasso Polen: Leitfaden für deutsche Gläubiger mit offenen Forderungen

Schnellübersicht

Parameter Detail Verjährung (Handelsforderungen) 3 Jahre (art. 118 Kodeks Cywilny) — Ablauf stets zum 31. Dezember des letzten Verjährungsjahres Schnellverfahren EPU (elektroniczne postępowanie upominawcze) — vollständig digitales Mahnverfahren Verzugszins B2B NBP-Referenzzins + 10 Prozentpunkte (ustawa o terminach zapłaty). Aktuell: 15,75 % Durchschnittliche Titeldauer 1-4 Wochen (EPU ohne Einspruch); 6-18 Monate (streitiges Verfahren) Hauptvollstreckungsinstrument Komornik sądowy (Gerichtsvollzieher) — Kontenpfändung, Gehaltspfändung, Sachpfändung

Was ein Inkassobüro in Polen konkret tut

Phase 1 — Schuldneranalyse und Bonitätsprüfung

Vor der ersten Maßnahme prüft das Inkassobüro die wirtschaftliche Situation des polnischen Schuldners:

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS): Das polnische Handelsregister — online einsehbar über ekrs.ms.gov.pl. Gesellschaftsform, Vertretungsberechtigung, Stammkapital, Insolvenzvermerke.
CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej): Für Einzelunternehmer — das polnische Gewerberegister
BIG (Biuro Informacji Gospodarczej): Wirtschaftsauskunfteien wie BIG InfoMonitor, ERIF BIG, KRD — verzeichnen Zahlungsausfälle und negative Zahlungserfahrungen
Insolvenzprüfung: Prüfung im Krajowy Rejestr Zadłużonych (Nationales Schuldnerregister), ob ein Insolvenzverfahren (upadłość) oder ein Restrukturierungsverfahren (restrukturyzacja) eingeleitet wurde

Ein Schuldner in einem Restrukturierungsverfahren nach dem Prawo restrukturyzacyjne genießt Vollstreckungsschutz. Eine Einzelzwangsvollstreckung ist dann unzulässig.

Phase 2 — Außergerichtliches Inkasso

Die polnische Mahnung (wezwanie do zapłaty) wird per Einschreiben (list polecony) oder E-Mail mit Lesebestätigung versendet. Ein professionelles wezwanie do zapłaty enthält:

Genaue Bezeichnung der Forderung mit Rechnungsnummern und Fälligkeitsdaten
Berechnung der Verzugszinsen nach der ustawa o terminach zapłaty
Fristsetzung von 7-14 Tagen
Hinweis auf die Möglichkeit der Eintragung im BIG (Wirtschaftsauskunftei) — das ist ein erhebliches Druckmittel, da eine BIG-Eintragung die Kreditwürdigkeit des Schuldners massiv beeinträchtigt

BIG-Eintragung als Inkassoinstrument: Nach dem Gesetz über die Wirtschaftsauskunfteien (ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych) kann ein Gläubiger den Schuldner bei einer BIG-Auskunftei eintragen lassen, wenn:
- Die Forderung mindestens 500 PLN (bei B2B) beträgt
- Die Forderung mindestens 30 Tage überfällig ist
- Der Gläubiger den Schuldner mindestens 30 Tage vor Eintragung schriftlich gewarnt hat

Allein die Androhung einer BIG-Eintragung führt in der Praxis häufig zur Zahlung.

Phase 3 — Gerichtliches Mahnverfahren

Polen verfügt über eines der modernsten digitalen Mahnverfahren in Europa:

EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze):
Geregelt in den artt. 505(28)-505(37) des Kodeks Postępowania Cywilnego (KPC). Das Verfahren wird vollständig online über das Portal e-sad.gov.pl abgewickelt:

Antragstellung: Online-Formular mit Forderungsbeschreibung und Beweismittelbezeichnung (die Beweismittel selbst werden nicht eingereicht, nur bezeichnet)
Prüfung: Der Richter (Referendarz sądowy) prüft den Antrag ohne mündliche Verhandlung
Erlass des nakaz zapłaty: Zahlungsbefehl innerhalb von 1-2 Wochen
Zustellung an den Schuldner: Elektronisch über das Portal oder per Post
Einspruchsfrist: 14 Tage (sprzeciw)

Wenn der Schuldner keinen Einspruch einlegt, wird der nakaz zapłaty automatisch rechtskräftig und vollstreckbar — mit Vollstreckungsklausel (klauzula wykonalności).

Postępowanie nakazowe (Urkundenmahnverfahren):
Für qualifizierte Beweismittel (Wechsel, anerkannte Rechnungen, schriftliche Schuldanerkenntnisse) steht das postępowanie nakazowe zur Verfügung (art. 484(1) KPC). Der nakaz zapłaty im Urkundenverfahren ist sofort vorläufig vollstreckbar — ähnlich dem italienischen decreto provvisoriamente esecutivo.

Phase 4 — Zwangsvollstreckung durch den Komornik

Der komornik sądowy (Gerichtsvollzieher) ist in Polen ein selbständiger Amtsträger mit weitreichenden Befugnissen:

Zajęcie rachunku bankowego (Kontenpfändung): Der komornik kann direkt bei polnischen Banken Konten pfänden. Seit dem Ognivo-System (elektronische Kontenabfrage der Nationalbank) kann er alle Bankverbindungen des Schuldners in Polen elektronisch ermitteln.
Zajęcie wynagrodzenia (Gehaltspfändung): Bei Einzelunternehmern oder Geschäftsführern mit Gehaltsansprüchen
Zajęcie ruchomości (Sachpfändung): Maschinen, Fahrzeuge, Warenbestände
Zajęcie nieruchomości (Immobilienpfändung): Für größere Forderungen
Egzekucja z wierzytelności (Forderungspfändung): Pfändung von Forderungen, die der Schuldner gegenüber Dritten hat

Verjährung: Die kritische 3-Jahres-Frist

Das polnische Verjährungsrecht

Die Verjährung (przedawnienie) ist im Kodeks Cywilny (KC) geregelt:

3 Jahre (art. 118 KC): Für Forderungen aus Geschäftstätigkeit (roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej) — das betrifft praktisch alle B2B-Forderungen
6 Jahre (art. 118 KC): Allgemeine Verjährungsfrist für sonstige Forderungen
2 Jahre: Für Verkaufs- und Werkvertragsforderungen (art. 554 KC, art. 646 KC)

Kritischer Hinweis: Seit der Gesetzesänderung vom 9. Juli 2018 läuft die Verjährung von Forderungen mit einer Verjährungsfrist von mindestens 2 Jahren immer zum 31. Dezember des letzten Verjährungsjahres ab (art. 118 KC, Satz 2). Das bedeutet:

Eine Forderung, die am 15. März 2023 fällig wurde, verjährt nicht am 15. März 2026, sondern erst am 31. Dezember 2026. Das verschafft dem Gläubiger zusätzliche Monate.

Unterbrechung der Verjährung

Die Verjährung wird unterbrochen durch (art. 123 KC):

Klageerhebung — einschließlich EPU-Antrag
Mediationsantrag bei einer anerkannten Mediationsstelle
Anerkennung der Schuld durch den Schuldner (art. 123 § 1 Punkt 2 KC)

Achtung — Änderung seit 2022: Ein Antrag auf Einleitung eines Schlichtungsverfahrens (zawezwanie do próby ugodowej) unterbricht die Verjährung seit dem 30. Juni 2022 nicht mehr — er hemmt sie nur noch für die Dauer des Verfahrens (art. 121 Punkt 6 KC). Das war eine erhebliche Gesetzesänderung, die viele Gläubiger noch nicht kennen.

Rechenbeispiel

Ein deutsches Unternehmen hat am 20. Juni 2023 Elektronikbauteile im Wert von 120.000 PLN (ca. 28.000 EUR) an einen polnischen Abnehmer geliefert. Zahlungsziel: 30 Tage. Rechnung unbezahlt.

Fälligkeit: 20. Juli 2023
Verjährung: 31. Dezember 2026 (3 Jahre + Jahresende-Regelung)
Verbleibende Zeit (Stand April 2026): nur noch ca. 8 Monate

Hier ist Eile geboten.

Verzugszinsen: Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Polen hat die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU durch die ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Gesetz über Zahlungsfristen im Geschäftsverkehr) vom 8. März 2013 umgesetzt. Die Regelungen:

Zinssatz B2B: NBP-Referenzzinssatz + 10 Prozentpunkte (nicht +8 wie in den meisten EU-Staaten). Bei einem NBP-Satz von 5,75 %: 15,75 % p.a.
Automatischer Zinslauf: Ab dem Tag nach Ablauf des Zahlungsziels — ohne Mahnung
Pauschalentschädigung: Gestaffelt nach Forderungshöhe:
Bis 5.000 PLN: 40 EUR
5.000 bis 50.000 PLN: 70 EUR
Über 50.000 PLN: 100 EUR
Maximale Zahlungsziele: 60 Tage zwischen Unternehmen; 30 Tage bei öffentlichen Auftraggebern

Polnische Besonderheit: Der polnische Verzugszins von NBP+10 % liegt deutlich über dem EU-Standard von EZB+8 %. Das macht Polen zu einer der Jurisdiktionen mit dem höchsten gesetzlichen Verzugszins in der EU.

Zinsberechnung am Beispiel

Offene Forderung: 120.000 PLN
Fälligkeit: 20. Juli 2023
Berechnung per 16. April 2026: ca. 1.001 Tage Verzug

Zinsen: 120.000 PLN × 15,75 % × (1.001/365) = 51.827 PLN

Pauschale: 100 EUR (ca. 430 PLN)

Die Verzugszinsen betragen bereits über 43 % der Hauptforderung.

Vergleich: Polen vs. Deutschland vs. Tschechien

Kriterium Polen Deutschland Tschechien Verjährung (B2B) 3 Jahre (+ Jahresende) 3 Jahre (+ Jahresende) 4 Jahre Digitales Mahnverfahren EPU (vollständig online) Online-Mahnantrag (teildigital) Nein Verzugszins B2B NBP + 10 % EZB + 9 % CNB + 8 % Unterbrechung durch Mahnung Nein Nein (nur Hemmung) Nein Elektronische Kontenermittlung Ja (Ognivo-System) Teilweise (Kontenabfrage ab 2013) Nein EU-Mahnverfahren Ja (VO 1896/2006) Ja Ja

Eigene Analyse: Stärken und Schwächen des polnischen Inkassosystems

Stärken:

Das EPU ist das schnellste digitale Mahnverfahren in der EU — vollständig online, Erlass in 1-2 Wochen. Die Verzugszinsen von NBP+10 % erzeugen echten wirtschaftlichen Druck. Das Ognivo-System ermöglicht dem komornik die sofortige elektronische Kontenermittlung — kein anderes EU-Land bietet diese Effizienz bei der Kontenpfändung.

Schwächen:

Die 3-jährige Verjährungsfrist ist kurz. Wer nicht rechtzeitig handelt, verliert seinen Anspruch unwiderruflich — seit 2018 prüft das polnische Gericht die Verjährung von Amts wegen (art. 117 § 2(1) KC). Der Gläubiger muss sich nicht einmal darauf berufen. Seit dem 30. Juni 2022 unterbricht auch ein Schlichtungsantrag die Verjährung nicht mehr, was ein beliebtes taktisches Instrument eliminiert hat.

Währungsrisiko: Forderungen in PLN unterliegen Wechselkursschwankungen. Der PLN hat in den letzten Jahren gegenüber dem Euro erheblich geschwankt. Eine vertragliche EUR-Klausel ist dringend empfehlenswert.

Wann Sie KEIN Inkasso in Polen einleiten sollten

Die Forderung ist verjährt: Seit 2018 prüft das polnische Gericht die Verjährung von Amts wegen. Eine verjährte Klage wird abgewiesen — automatisch, ohne Einrede des Schuldners.
Der Schuldner befindet sich in der upadłość (Insolvenz) oder restrukturyzacja: Einzelvollstreckung ist gesperrt. Forderungsanmeldung beim Insolvenzverwalter (syndyk) ist der einzige Weg.
Die Forderung ist unter 2.000 PLN (ca. 470 EUR): Die Verfahrenskosten stehen in keinem Verhältnis.
Keine schriftlichen Belege vorhanden: Das EPU erfordert zumindest die Bezeichnung von Beweismitteln. Ohne Rechnungen oder Verträge ist der Antrag aussichtslos.

Belegbare Fakten

Die durchschnittliche Zahlungsverzögerung in Polen beträgt 11 Tage über das Zahlungsziel (European Payment Report 2024, Intrum).
2024 wurden über 300.000 EPU-Verfahren beim Sąd Rejonowy Lublin-Zachód (dem zentralen EPU-Gericht) eingereicht (Ministerstwo Sprawiedliwości, Statistik 2024).
Die Gerichtsgebühr im EPU beträgt 1,25 % des Streitwerts, mindestens 30 PLN — erheblich günstiger als das reguläre Verfahren (5 %).
78 % aller EPU-Verfahren enden ohne Einspruch des Schuldners (Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, Analyse 2024).
Der deutsch-polnische Handel erreichte 2024 ein Volumen von über 160 Mrd. EUR — Deutschland ist Polens größter Handelspartner (Statistisches Bundesamt).

Häufige Fragen

Was ist das EPU und wie funktioniert es?

Das EPU (elektroniczne postępowanie upominawcze) ist ein vollständig digitales Mahnverfahren, das beim Sąd Rejonowy Lublin-Zachód zentralisiert ist. Der Antrag wird online über e-sad.gov.pl eingereicht. Beweismittel werden nur bezeichnet, nicht eingereicht. Der Richter erlässt den nakaz zapłaty (Zahlungsbefehl) innerhalb von 1-2 Wochen. Die Gerichtsgebühr beträgt nur 1,25 % des Streitwerts.

Kann ich ein deutsches Urteil in Polen vollstrecken?

Ja. Innerhalb der EU gilt die Verordnung Brüssel Ia (VO 1215/2012): Ein deutsches Urteil ist in Polen ohne Exequatur vollstreckbar. Sie benötigen eine Bescheinigung nach art. 53 der Verordnung und eine beglaubigte polnische Übersetzung.

Wie teuer ist ein polnischer Gerichtsvollzieher?

Die Gebühr des komornik beträgt grundsätzlich 10 % der beigetriebenen Summe (art. 27 Ustawa o kosztach komorniczych). Bei Zahlung innerhalb eines Monats nach Einleitung der Vollstreckung: nur 3 %. Diese Gebühren trägt der Schuldner.

Stimmt es, dass die Verjährung in Polen automatisch geprüft wird?

Ja. Seit der Gesetzesänderung von 2018 prüft das polnische Gericht die Verjährung bei B2B-Forderungen von Amts wegen (art. 117 § 2(1) KC). Der Schuldner muss die Verjährungseinrede nicht selbst erheben.

Warum ist der polnische Verzugszins so hoch?

Polen hat bei der Umsetzung der EU-Richtlinie 2011/7/EU den Zuschlag auf den Referenzzins von 8 auf 10 Prozentpunkte erhöht. In Kombination mit dem höheren NBP-Referenzzins (aktuell 5,75 %) ergibt sich ein Verzugszins von 15,75 % — einer der höchsten in der EU.